SIとDigitalの挟間で

マーケティングの世界とシステムの世界を近づけたい。 国内SIerを経由して現在外資系Saasベンダのソリューションアーキテクト。

議事録をどこまでサボれるか?

要旨

議事録をどこまでサボれるか?

議事録は面倒くさいです。できればやりたくないですが、やはり必要となるもの。

世の中には様々な議事録フォーマットやコツなどが紹介されていますがここでは「如何にサボるか?」がテーマです。

 

①明確な事実(発言)決定事項、宿題だけ書く

②チーム内で書式共有できるとラク

③ごちゃっとしたメモもそれはそれで保存しておく

注意事項:

このアプローチは社内共有/報告向けに適しています。のちのちプロジェクトが炎上した際に双方の言い分を確かめ合う「証跡」として用いるような用途には不向きかもしれません。

 

 

明確な事実(発言)決定事項、宿題だけ書く

簡単に言っていますがイチバン難しいことです。

会議の質にもよりますが、結論の出ないグダグダな会話の応酬や話があちこちに飛ぶなどの状況も散見されます。

 

それらを全部メモるのはぶっちゃけ無駄です。

「何が決まったか?次に何をやればよいか?」を書き出すのだ、と目的設定して議事を取り無駄なエネルギーを使わないようにしたいものです。

 

あとメモ作成のコツとして何点か。

1-1アタマだし記号を使う

ほとんどがテキストで議事録共有することになると思いますが、単なる改行で書き連ねるとセンテンス(発言)の切れ目が見づらいものです。

「・」等の頭出し記号を入れた方が見やすい議事になります。

 

先日の課題検討結果について、XXXXXXXXX

追加で見積が必要。XXXXXXX

   ↓

・先日の課題検討結果について、XXXXXXXXX

・追加で見積が必要。XXXXXXX

 

1-2発言者名は「社名」で

社名+名前で書けるとベストですが、昨今のZoom会議では顔は見えない、名前もわからない、ついでに誰が発言したかもわかりづらい状況なので、「自社なのか顧客なのか」レベルで良い、と割りきります。

 

・XXXの調整が必要な為、提示を1週間延ばしてほしい /A社山田様

  ↓

・XXXの調整が必要な為、提示を1週間延ばしてほしい /A社

 

1-3依頼事項/宿題事項に記号を入れる(例:★)

結構コツかもしれません。次にやること(自分たちの宿題)は最も気になる部分なので、文末に印を入れてしまいます。ココしか見てない人も多そうな気がします。

 

・次回定例会に、XXX設計書を提示★ /B社

 

②チーム内で書式共有できるとラク

2-1 ひながたを作っておく

・各人が独自の書式で書いているのが実情かと思いますが、定型フォーマットしておけると誰が書いても見るポイントが一定化してくるので、コミュニケーションとしては効率化すると思われます。

テキストなのかワード文章なのか?も含めてチーム内で共有できると望ましいでしょう。

----▼かなりサボったversionの議事録テンプレ----------------

yyyymmdd (XX会議)

参加者:

・topic1

 L これについての補足 /A社

・topic2 宿題★ /B社

 L これについての補足

---------------------------------------------------------------

 

2-2 会議終了後、3分で内容を整えてそのままSlack(かメール)へ

丁寧にまとめ直すのも時間の浪費(というかめんどくさい)です。

極力手直しはミニマムにして、例えば上記例の「行き来した会話」があった場合は、メモをカット&ペーストで入れ替えてテーマ別に整えたらそのままSlackに放り投げましょう。

 

③ごちゃっとしたメモもそれはそれで保存しておく

「①決定事項だけ書く」で述べた内容ですが、会話の内容や背景が全く分からない場合。例えば営業の方が技術的な深い話を拾う場合、端的に記載するのは正直難しいです。

その場合はふわっと・ごちゃっとしたままで結構です。自分用に保存しておくか、末尾に参考メモとして残しておいても良いかもしれません。

あとは慣れだと思います。

 

以上、議事録をどこまでサボれるか?に挑戦しました。

 

おわりに。
si-digitalでは再現性の高い仕事ノウハウを共有していきます。

BackLogを課題のゴミだめにしない為の運用ルール

1.要旨

BackLogを課題のゴミだめにしない為の運用ルール
①「担当者」と「期日」は強引に設定すること
②未解決課題は25件以内をめざす
③1つのチケットには1つの課題

BackLog(バックログ)は、少なくとも国内ではタスク/課題管理ツールとしてはデファクトの存在だと思いますがこのツール、上手く運用できていますか?
けっこう「課題やタスクを投げっぱなしの放置プレイ」で、情報ゴミだめ状態になってしまうことも多いと思います。

そこで以下、単純なルールながらBackLogを効果的に運用するコツを整理します。

2.「担当者」と「期日」は強引に設定すること

 

私の印象ではここをキッチリやってる運用はほとんど見かけません。
確かに「担当者」に「期限」まで指定するのはちょっと相手に対して 気が引けますよね。
しかし、タスク/課題管理をしっかり行う上ではここが一番重要ではないか?と思います。

宛先が不明ならカウンタの担当者名を強引にセット。期限が無い内容でも「1ヶ月後」を強制指定、です。

 

そもそも、担当者もいない、期限もないタスク/課題などBackLogに載せてはいかんのです。

ついでに、課題一覧に担当名と期日が表示されるように、UI設定を変えましょう。画面に見えていないのは設定してないのと同じです。
(プロジェクト全員が設定するようにしましょう)

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3.未解決課題は25件以内を目指す

 

こちらも小うるさいルールですが、タスク/課題は投げるだけでは溜まり続けます。
PM氏が小まめにお尻を叩いて課題をクローズに導いていく必要があります。


過去、大規模案件に従事していた際、女性のPM(結構細かい人)が定例会議後に、いつもカウンターの担当者と膝を突き合わせてBackLog課題を検分していました。
妥協無く課題を追い込む姿勢に「すげーな」と思った記憶があります。
ちょっと油断すると直ぐに100件くらい行ってたでしょう。

 

割れ窓理論」ではないですが、放置課題が40件を超えてくると急に参加メンバーの課題の扱いが雑になっていく印象があります。
こまめに片づけていくことが重要です。

4.1つのチケットに1つの課題

 

タイトルは分かり易く、
1つのチケットに1つの内容を記載する
ことが大事なのですが、文章表現の話というよりはタスク/課題の粒度が大事と言えると思います。

 

1つの課題でも、中身がふわっとした内容だと、課題が複数に派生したり、スレッドの中で話があちこちに飛散して「結局なんのチケットだったの?」となります。

話がそれたら別チケットに立て直す、などの交通整理も必要です。

 

以上、運用のポイントを3つに絞ってみました。
多くの開発会社ではあたりまえにやっていることだと思いますが、ルールを守る/守らせるのは結構大変、、です。

 

おわりに。
si-digitalでは再現性の高い仕事ノウハウを共有していきます。

システム構成図の書き方ポイント

1.要旨

提案書や要件定義書に差し込む、システム構成図の書き方ポイント
①作図の目的を意識する。ほとんどの場合、提案範囲や役割の境界線を明記することが狙いとなる
②安易な着色は避ける。解りにくくなるから
③色を使う場合は「グレー」を活用する

大手開発会社でなくとも、近年は複数のSaasAWS開発を組み合わせたシステムの提供を行う会社も多いと思います。
その際に、提案書や要件定義書で「システム概要図」を作成する際に結構残念な作図になっていませんか?

緻密さや詳細さが必要だと言っているのではありません。
作図の目的があいまいだと的を得ない図となり、読み手に伝わらない懸念があるのです。
単純なノウハウですが、説明力を持った「システム構成図」を描くためのポイントを以下に整理したいと思います。

 

2.構成図の目的

構成図の主目的は、提案/開発範囲の可視化や、役割境界を指し示すことです。実現方式の詳細を描写するのではありません。
(それはそれで別の資料を必要に応じて用意します)

現実問題、読み手は子細な文章よりも簡易なポンチ絵だけを見ていることも多いです。
その場合のミニマム訴求ポイントはおそらく「どこまでが提供範囲なのか?」の可視化になるでしょう。
例えば下図の例では赤線で囲まれた領域が提供範囲ということになります。

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ざっと読み解くと「データを連係して集約して分析レポートを行う仕組みを作る」ところが提供範囲です。
逆にデータの授受を取り持つSFTPサーバは提供範囲外(別に用意する必要がある)と理解できます。

もちろん、この構成図からは構築の詳細は分かりませんし、保守運用に必要な情報も全く足りていませんが、主目的は達成です。おそらく。

3.むやみに着色しない

次にデザイン寄りなテクニックの話になりますが、構成図をむやみに着色しないことです。「色」そのものが読み手に余計な意味付けを与えてしまうからです。
以下は同じシステム構成図を「悪い例」として描いたものです。一見みた目楽しい作図です。マーブルチョコみたい。
結構、サブシステムや機能の単位でついつい色を塗っていませんか?

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実は「色」そのもののにヒトは無意識で意味を感じとる為、色の多用は分かり易い資料を目指す上でマイナスなのです。
例えば、この作図例ではデータソース別に着色されていますが、このデータソース種別によほどの重要性がない限りは着色は無駄な情報提供と言えます。
さらに、赤は警告色なので安易に使うべきではありません。この例だと「SFTP」が何かクリティカルな要素であるように感じてしまいます。

 

4.「グレー」を使う


単色だけで作図表現が難しい場合は「グレー」を使います。グレーは色を「無かった」ことにしてくれるので便利です。

作図例では、「連係されたデータ領域」と「新しくデータマートを作る領域」をグレーによって区分け表現しています。
グレーを使うことで見やすさを上げつつ、色数を増やさずに作図することが可能です。

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5.色の明度・彩度を合わせる
こちらも「意外と知らなかった」系知識ですが、色を使う際には明度、彩度のトーンを合わせたほうが作図の印象がアップします。
下図はGoogleスライドとパワーポイントのカラーパレットです。横並びになっている色がトーンが揃っている、ということです。

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作図例は、わざと色のトーンをバラバラにしてますが、いかにも「パワーポイント初心者感」出てませんか?

#3 サウナ上がりのパンチは重い?|martial arts

7/9

本日の1on1 Zoom Sessionはエクササイズで体に負荷をかけてからの、リラックスを感じる体感練習

 

プッシュアップ、スクワット、シットアップを1回(1分程度)づつ実施する。
たった1回、たった1分と思うが、20秒づつ時間をかけて、上げ下げするので、メチャしんどいのです。

 

その後仰向けに横たわりながら呼吸を整えてリラックスをすすめていくと、体がじんわりと重いというか、倦怠感があるというか、そういう感覚になります。

これが、ロシア人が言うところの「リラックス」であり「みなぎっている」という感覚らしい(これ、システマのエクササイズなので。。)

 

サウナから上がって「整っている」状態の感覚に似てますね、と先生に言うと「まぁ感覚近いかもしれない」とのこと。

エクササイズといえば、体をいじめることだけの印象を持つが、このように回復・リラックスさせてそれを体感することが大事なのだそう。

 

この状態のパンチが「重い」というわけである。なんか、サウナ上がるとパンチが重くなっていくというのは、なんだか気持ちの良いエクササイズ??

 

ちなみに、プッシュアップ時のアドバイスとして

  • 苦しくなる前に呼吸をはじめること。
  • 呼吸を頑張ることで、逆に緊張が増している、と指摘を受けた。
    リラックスした呼吸が必要。(これやるの難しい)。
    イメージとしては、呼吸の音が「高い」と呼吸の気道に緊張があると言える。呼吸の音が「低い」状態がリラックスした呼吸が出来ていると言える。
    ボイストレーニングを受けていた時に、喉を開くという練習をしたが、喉を開けて呼吸すると、リラックスした呼吸に近づけられる気がした。
  • 手首に痛みを感じる場合は、拳の付き方を「ハの字」にしてつくと比較的、安定する。
    体を下までさげた時に、ヒジの角度が90度になっているのがベスト(プッシュアップはそのままパンチの練習に結び付く)。よって、拳と拳の間隔はけっこう広めとなる。

 

#2 可動域を広げる|martial arts

2021/06/18

・今回は「プッシュアップ」実践のレビュー
 「体を上げる際、腕がきつくて、呼吸もしづらいのですが、、」
 →そこは、強引にでも呼吸していく、とのこと。

 

・腕立て伏せ、を考える際、常識的には体を「持ち上げる」という感覚が普通かもしれないが、正解は「床を押す」。
「持ち上げる」感覚でパンチを打つと、打撃が自分に返ってくることになる。
 逆に「押す」感覚の場合、パワーは相手に届いていく。全然違う。

 

・ プッシュアップはそのままパンチの動作と同じになるということ。拳を握って腕立て、というのはつまり、そのままパンチの練習となっているのである。

 

・懸垂の動作を考えても同じ。自分が「上がる」と考えると、掴みあいの際に相手に引き寄せられることになる。
 正解は相手を引き寄せる(=鉄棒を引き寄せる)。

 

・プッシュアップの時に、肘を曲げきることが大事。ワークの工夫として、拳の下に本などを置いて高さをつくって、体が下まで沈み込むようにしてあげるようとより効果的。肘が完全に曲がって体が沈み込む。

 

・体を沈めた時に肘が一直線になっている状態が理想。

 

・プッシュアップの際に、肩が緊張していてはダメ。肩をリラックスさせることが大事。

 

・肩のリラックスを普段から心がけるとよい。腕を肩(腕の付け根)を中心に回してリラックスさせる。腕の土台は肩ではなく、背骨。
師匠が肩を回す様子を横から見たが、なんか違う生き物みたいに見える。筋肉というよりはぐにゃんとしたゴムがぐるぐるまわっているように見えた。肩のリラックス度合と、可動域の大きさということだろうか。

 

・肩がこれ以上上がらない、というところの更に上まで上げて、呼吸しながら下に落とすエクササイズも良い。
 上げて、前に落とす。真ん中に落とす。後ろ(背中側)に落とす。これは、可動域を増やしていくということ。

 

・プッシュアップ以外のエクササイズ方法として、筋膜ローラーを使って、背骨や足をリラックスさせるというのも良い(特に対人ワークできない場合は)
 背中のマッサージは、エクササイズでも基本メニュー。

 

・とはいえ、プッシュアップは圧倒的に、重要エクササイズの要素大。ついいろんなワークをやりたくなりがちだが、これが大事。

 

・自分の体を「理解する」ことが、相手の体をコントロールする為にも非常に重要となる。


※私は別に格闘オタクではないが、いろいろ見聞するに人間の体の強さともろさ。その理解を深めた人物が「もろさ」をピンポイントで狙って人体を破壊するのが武術のテクニックの一面であるとすれば、結構怖いことだなぁと感じてくる。
まだ何も分かってくせに何だが..

#1考え方|martial arts

2021/06/04 17:00 - 17:30

  • 言わずもがなで「呼吸」は中心
  • 武道の「テクニカル」な面は、使える状況を選ぶ。が「ファンダメンタル」な面はあらゆる場面に使える
  • ワークの種類内容が広く、型もない為混乱しがちだが、それらは突き詰めると結局は1点の目的に集約される。つまり「超健康である」こと。
    健康力で最終的に勝つ?。短期決戦というよりは長期戦を見ているといった方がしっくりくるかもしれない。
  • 「リラックス」とは弛緩ではない。常に「動ける」状態ということ
  • 源泉の考え方は、軍隊由来ゆえに非常に合理的。派手さはなく、淡々と取り組み、進めていく。しかし実はそれが最強。(蛮勇タイプは実は戦死する確率が高い)
  • 呼吸の目的 = 楽になる こと
    体の緊張とそしてそれが緩和されていく状況を「感じられる」という感覚がとても大事

 

ワーク:

  1. プッシュアップ。10秒でおろす。10秒であげる。呼吸をしながら。これを1分間続ける。これだけでも随分体が変わってきたという声良く聞く