議事録をどこまでサボれるか？

要旨

議事録をどこまでサボれるか？

議事録は面倒くさいです。できればやりたくないですが、やはり必要となるもの。

世の中には様々な議事録フォーマットやコツなどが紹介されていますがここでは「如何にサボるか？」がテーマです。

①明確な事実(発言)決定事項、宿題だけ書く

②チーム内で書式共有できるとラク

③ごちゃっとしたメモもそれはそれで保存しておく

注意事項：

このアプローチは社内共有/報告向けに適しています。のちのちプロジェクトが炎上した際に双方の言い分を確かめ合う「証跡」として用いるような用途には不向きかもしれません。

①明確な事実(発言)決定事項、宿題だけ書く

簡単に言っていますがイチバン難しいことです。

会議の質にもよりますが、結論の出ないグダグダな会話の応酬や話があちこちに飛ぶなどの状況も散見されます。

それらを全部メモるのはぶっちゃけ無駄です。

「何が決まったか？次に何をやればよいか？」を書き出すのだ、と目的設定して議事を取り無駄なエネルギーを使わないようにしたいものです。

あとメモ作成のコツとして何点か。

1-1アタマだし記号を使う

ほとんどがテキストで議事録共有することになると思いますが、単なる改行で書き連ねるとセンテンス(発言）の切れ目が見づらいものです。

「・」等の頭出し記号を入れた方が見やすい議事になります。

先日の課題検討結果について、XXXXXXXXX

追加で見積が必要。XXXXXXX

　　　↓

・先日の課題検討結果について、XXXXXXXXX

・追加で見積が必要。XXXXXXX

1-2発言者名は「社名」で

社名＋名前で書けるとベストですが、昨今のZoom会議では顔は見えない、名前もわからない、ついでに誰が発言したかもわかりづらい状況なので、「自社なのか顧客なのか」レベルで良い、と割りきります。

・XXXの調整が必要な為、提示を1週間延ばしてほしい　/A社山田様

　　↓

・XXXの調整が必要な為、提示を1週間延ばしてほしい　/A社

1-3依頼事項/宿題事項に記号を入れる（例：★）

結構コツかもしれません。次にやること（自分たちの宿題）は最も気になる部分なので、文末に印を入れてしまいます。ココしか見てない人も多そうな気がします。

・次回定例会に、XXX設計書を提示★　/B社

②チーム内で書式共有できるとラク

2-1 ひながたを作っておく

・各人が独自の書式で書いているのが実情かと思いますが、定型フォーマットしておけると誰が書いても見るポイントが一定化してくるので、コミュニケーションとしては効率化すると思われます。

テキストなのかワード文章なのか？も含めてチーム内で共有できると望ましいでしょう。

----▼かなりサボったversionの議事録テンプレ----------------

yyyymmdd　（XX会議）

参加者：

・topic1

　L　これについての補足　/A社

・topic2　宿題★　/B社

　L　これについての補足

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2-2 会議終了後、3分で内容を整えてそのままSlack（かメール）へ

丁寧にまとめ直すのも時間の浪費（というかめんどくさい）です。

極力手直しはミニマムにして、例えば上記例の「行き来した会話」があった場合は、メモをカット＆ペーストで入れ替えてテーマ別に整えたらそのままSlackに放り投げましょう。

③ごちゃっとしたメモもそれはそれで保存しておく

「①決定事項だけ書く」で述べた内容ですが、会話の内容や背景が全く分からない場合。例えば営業の方が技術的な深い話を拾う場合、端的に記載するのは正直難しいです。

その場合はふわっと・ごちゃっとしたままで結構です。自分用に保存しておくか、末尾に参考メモとして残しておいても良いかもしれません。

あとは慣れだと思います。

以上、議事録をどこまでサボれるか？に挑戦しました。

おわりに。
si-digitalでは再現性の高い仕事ノウハウを共有していきます。